如何精準表達,有效溝通的技術 | SCQA模型

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Presentation

如何讓我們的表達更加清晰,讓人家覺得你說的話充滿重點?

 

今天,我要和大家分享一個可以讓你的表達力瞬間提升5倍的,結構框架。它叫做SCQA。讓你無論是在做報告呈現、寫郵件、還是演講的時候,都能夠快速並精準的傳達信息。

 

SCQA,是由芭芭拉.明托(Barbara Minto)在她《金字塔原理》一書中,提出的一個結構化表達工具。首先,讓我們來瞭解一下,SCQA 的英文字母分別代表什麽意思:

 

Situation,背景

Complication衝突。

Question,疑問

Answer,答案。

 

結合起來的話,就是先帶出已知的背景,說明某種衝突的發生,並引發聽衆的疑問,從而帶出主題作為回答。 

 

爲了幫助大家更好的理解如何使用SCQA,這裏我就提供你3個工作層面上的例子:

 

面試

Interview

在面試的時候,如果你想向面試官解釋你的工作能力和經驗的話,那麽你可以這麽說:

 

之前,我在前一家公司擔任會計助手的時候(這是背景S),發現我和同事在處理記賬上,因爲公司所采用的會計系統已經過時了,不夠自動化,在記賬方面上需要手動記錄的工作,所以花費的時間特別長,(這是衝突C)。這導致了我們的整體工作效率變得很低,而且出錯率也挺高的(這是問題Q)

 

於是我主動幫公司創建了一個更便捷、更爲自動化的會計系統,大大地提高了我們的工作效率,而且也減少了很多人為錯誤的(這是回答A)

 

這麽表達的話,面試官就會瞭解你是一個注重高效工作,而且有能力解決問題的好人才。

 

寫郵件

Email

如果你想要通過寫郵件來獲得幫助的話,那使用SCQA的架構,就能避免因爲對方看不明白,而需要詢問更多細節的麻煩,比如說:

 

你好,莫莫莫。我們下一個月需要全面升級公司的網站(這是背景)到時候就需要一個技術支援,可是目前我們的部門沒有適合的人選 (衝突和疑問)

 

聽說你的部門有一個叫小明的同事,他的IT知識很不錯,在上周他成功幫助我們解決了網站技術上的問題。我覺得他是個不錯的人選,所以我想跟你約個時間來談談有關如何安排他來我們的部門幫忙一陣子的事情,請問你什麽時候方便跟我談呢?(這是回答)

 

這麽表達的話,對方就會明白整件事情的來龍去脈,以及知道下一封郵件要回復你什麽了。

 

呈現報告

假設你是做銷售的,你想用SCQA來呈現報告的話,可以這麽說:

 

這一個月我的業績目標是50,000  (這是背景),經過了努力,完成了三個單子,但目前還沒有達標,還差8000(這是衝突)原因是其中一位潛在客戶還在使用著對手的產品,他認爲對手的產品價格比我們的便宜了許多,而且效果也差不多(這是疑問)

 

於是我分析了一下對手的產品,并且和我們的產品做了對比,發現到雖然他們的價格的確是比較便宜,但如果以功效的角度來看的話,我們的產品只需使用一個星期就能夠見效了,而對方的則是需要使用至少一個月才能夠見效,所以下週當我再拜訪這位潛在客戶的時候,我就會針對這一點來爭取單子。(這是回答)

 

這樣匯報工作的話,上司馬上就可以清楚的知道你目前的工作進度,以及你為目前所遇到的難題做出了什麼樣的方案來解決。聽了以後,馬上就會覺得你是一個自動自發,讓人省心的員工。當然,前提你也要是一個會主動去學習,去找方法解決問題的人。

 

以上3個就是遵循正規SCQA架構的例子,其實有些時候你是可以省略掉SCQA中的Q的,因爲問題經常是出現在觀衆的頭腦中的,比如你説完了衝突之後,如果問題是顯而易見的話,他們就會自行腦補“那應該怎麽辦呢?”,所以在你的SCQA發現沒有Q也是無所謂的。

 

SCQA架構,還可以變形組合出其他模式,幫助我們在多種溝通場合靈活應用:

Communication

第一,開門見山式 (ASC) 

這個組合適用在當對方趕時間,或者是很不耐煩地讓你“講重點”的時候,這時候你的表達順序就是回答>背景>衝突舉一個例子來説:

 

“老闆,我覺得公司應該要安裝這個叫ABC的會計軟件” (這就是開門見山地説出答案)

 

“因爲做賬最講求的是效率和最少的失誤“ (這是會計公認的背景需求)

 

“而我們公司目前的軟件不夠自動化,而且需要大量人爲的輸入,導致整體工作效率降低,出錯率也高” (這是衝突)

 

采用ASC的表達方式,可以讓對方快速的掌握重點。

 

第二,突出憂慮式 (CSA)

CSA的表達方式一般在廣告上是最常見的,目的就是要快速抓著大家的注意力,從而引起對方想繼續看下去或聼下去的興趣。CSA的表達順序是衝突>背景>回答舉一個例子來説:

 

你是不是時常一早起來就覺得不夠睡,無論你睡了多長時間還是一樣感到很累,沒有精神呢? (這是衝突, 如果你剛好有這個情況的話,就會引起你的好奇心了)

 

一般上,睡不好的原因有以下這幾個。。。,可是占了70%最關鍵的因素是枕頭的質量 (這是背景)

 

而我們最新研發出來的枕頭,能夠有效解決你的問題。。。(這是回答)

 

所以如果你要引起大家的興趣或者是好奇心的話,CSA就是個不錯的選擇。

Attention

第三,突出信心式 (QSCA)

QSCA就是先以問觀衆問題來作爲開頭, 然後借機提供解決方法給他們。使用這種方式的話會讓他們覺得你做好了準備,回答所提出來的問題,適合用在展示方案或者是分享知識的時候。舉一個例子來説,你想要提出有關提升運氣的演講,那麼開頭就可以這樣來講:

 

怎樣提高自己的運氣? (先提出問題)

 

很多人會說,運氣這種事情,一生下來就註定了的,有些人就是天生幸運,出門總會撿到錢,而你就是天生倒霉,無論是彩票,年会什麼的,从来没中过奖,還會經常不見錢包,出門總會遇到塞車什麼的,任何好事都不會發生在你的身上就對了。(這是背景)

 

但事實上,有很多心理學家透過了研究證明,我們是可以透過科學的方法來提升自己的運氣的。(提出衝突來顛覆觀衆的以往認知)

 

其實,你只要多開放應對,多一點對前來的機會說YES,我們就跟容易遇到更多意料之外的好事了。(這個答案對應了一開始你所提到的問題)。接下來,你就把你的主題內容,重點,一個個的給道出來了。

 

使用這樣QSCA的順序,就是一個可以幫助你快速的贏取觀眾的注意,並且把焦點放在你身上,敲碗想要聽你分享學習的方式。

 

總結

“如何說,比説什麽更重要”

如果你想要更好的表達自己,SCQA 就是一個實用的好工具,而且它富有彈性,你能夠根據不同的場景,或者是想要達到不同的效果而靈活的排列它的表達順序,讓別人更願意聽取你的意見,成爲一名說話有重點的人。

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Chase

Chase

負責撰寫影片內容和講稿,同時也是《14天成長行動營》的總策劃與班主任。熱愛看書的他,常常會把自己的創意和意見加在影片中,用內容創作表達自己。早上醒來第一件事就是喝咖啡,開啟美好的一天。

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